客户一直不回邮件，跟进邮件怎么写：6 个模板

客户迟迟不回邮件的时候，一封好的跟进邮件其实只要做到几点：说清楚你在等什么，只请对方做一件明确的事；如果有截止时间，也顺便讲讲为什么。另外，记得直接在原来那封邮件里回复，这样客户一打开，前因后果都在眼前。那什么时候跟进呢？如果你们约好了回复时间，就等过了那天再说；没约的话，可以先按几个工作日来算，再看项目的具体情况调整。

比如说，周一你把网站报价发给了 Maya，她说这周之内给你答复。结果到了下周三，邮箱里还是没有她的消息。这时候你大概会开始纠结：现在跟进会不会太急了？怎么写才不像在催人？而且这种事不会只碰到一次。项目启动以后，你可能还在等签好的合同、品牌素材、稿件确认，或者是款项到账。说到底，邮件怎么写，还是要看缺的是什么，以及缺了它，哪些事就卡住推不下去。

下面整理了六个模板，可以直接复制，再按你的情况改一改。文章最后还会分享一个简单的办法，帮你记住自己还在等哪些事。

客户不回复时可以用的六个跟进邮件模板

这些示例都默认你已经和客户聊过合作内容了。发出去之前，记得把名字、日期和项目细节换成你自己的。如果是在原来的邮件里直接回复，主题保持不变就行；下面给的主题，是你另起一封新邮件时参考用的。

1. 跟进发给客户的方案

客户找你要了方案或报价，之后就没了下文，这时候可以用这一封。先提一下你们之前聊过的内容，再问问对方怎么决定，或者大概什么时候能有结果。

2. 提醒客户签合同

签合同这件事，最好和下一步工作连在一起说，客户才明白为什么要尽快签。开工日期如果还没定下来，就先别写进邮件里。另外，也记得给对方留个在签字前提问的机会。

3. 请客户补文件或开权限

这类邮件一定要写具体：到底缺哪一样东西，它又卡住了什么。如果只写一句“剩下的资料”，客户还得自己去猜你缺的是什么，回复自然就慢了。

顺便提一句，如果你需要的是账号权限，请客户在那个服务的共享设置里邀请你加入就好，千万别让对方用邮件把密码发给你。

4. 请客户确认稿件或给修改意见

说清楚是哪一份需要确认，以及对方确认之后，你接下来要做什么。还有一点要记住：客户没回复，并不等于同意了。

5. 款项逾期的跟进邮件

邮件里要写上发票号、金额和付款截止日期，最好再附一次发票。不过发之前，先查一下钱是不是其实已经到账了，免得尴尬。

6. 方案一直没回音，先暂停跟进

如果方案已经跟进过几次，对方都没有回音，双方也还没谈定任何合作，就可以用这一封。要注意的是，它只是结束你这边的跟进而已，不会取消已经签好的合同，没付的款也不会因此一笔勾销。

什么时候该跟进客户？

先看看你和客户有没有约好回复时间。对方说周五回复，那就等过了周五再跟进。如果当初没约，可以先参考下面这张表，再根据客户的审批流程和项目排期调整。

你在等什么	建议第一次跟进的时间	邮件里要写什么
客户要的方案或报价	发出后大约五个工作日	需要对方做的决定，或者请对方给一个审阅日期
合同签署	两到三个工作日，看约定的开工日期而定	签署链接，以及有哪些事要等签完合同才能推进
文件或账号权限	过了约定的交付日期；没约的话，大约两个工作日	具体缺哪一样，以及它卡住了哪些工作
稿件确认或修改意见	过了审阅截止日期；没有截止日期的话，先约一个审阅日期	哪一份需要确认，以及对排期的影响
逾期款项	过了付款截止日期，而且你已经确认钱还没到账	发票号、金额、付款截止日期，并附上发票

当然，这些只是建议的间隔，并不是什么回复率的标准。比较复杂的方案，客户本来就可能要看久一点；反过来，如果缺了某个文件，活儿就干不下去，那可能今天就得跟进。要是截止时间真的很近了，也可以直接打个电话，或者发个微信问一声。不过说定之后，记得回到原来的邮件里补一封，把结果写下来，这样以后双方都有据可查。

客户不回复，要跟进几次？

客户还没答应的方案：跟进了两三次都没有回应，其实可以考虑先暂停，同时给以后的合作留个口子。毕竟还没谈定之前，你也没必要一直替对方留着档期。

正在进行的项目：这时候再发一封一模一样的提醒，大概也没什么用。比较好的做法是，直接找能解决问题的那个人，说明这件事对排期的影响，再一起约一个新的时间，或者先暂停。不管最后怎么定，都记得留下书面记录。

没付的款项：这笔钱还是要一直跟下去，按你们约定的付款流程处理。第三封邮件没人回，不代表这件事就这么结束了。

说到底，真正该问的是：这项工作接下来需要发生什么？光数自己发了几封邮件，是回答不了这个问题的。

怎么跟进才客气又不含糊

客气的提醒，其实一样可以写得很具体：

• 点明还缺什么。“方便发一下产品图吗？”客户一看就知道要做什么；“请问有什么进展吗？”就得让对方自己回想，你当初到底要的是什么。
• 说明真实的影响。像“我们需要您确认后才能安排上线”这样一句话，就能让对方明白为什么要回复。但别为了催人，制造虚假的紧迫感。
• 只请对方做一件小事。比如请对方确认稿件、补一份文件，或者给一个实际可行的日期就好。不相关的问题，就留到下一封邮件再问吧。
• 先看看最新情况。说不定同事已经收到文件了，或者客户其实是在另一封邮件里回复的。跟进之前，先确认一下比较稳妥。
• 让对方好回复。附上相关的链接或附件。也可以加一句“如果需要多一点时间也没关系”，这样客户就算还没准备好，也没有压力，愿意先回你一声。

用 AI 改写客户跟进邮件

如果模板不太合用，你也可以把相关的往来邮件交给 AI 写作工具，告诉它你接下来需要什么。要注意的是，从你第一次向客户提出需求开始，客户回过的每一封邮件都要一起给它，就算是回在另一封邮件里也一样。另外，只提供起草需要的信息就好，也别忘了遵守客户的保密要求。

把下面这段指令复制下来，填好方括号里的内容就能用了：

示例：客户回复了，但事情还卡着

假设你请 Maya 确认首页，她只回了一句：“我们内部还在看。”你们没有约好审阅的截止日期，偏偏你又要等她确认，才能安排上线。这时候，就可以让 AI 把模板 4 改一改，改成问她预计什么时候能看完。改好的草稿大概是这样的：

你会发现，要问的事情已经变了：现在你要的是一个审阅日期。这时候如果再发一封“还没收到您的回复”的提醒，就等于把 Maya 的回复当成没看见。

发出之前，记得拿草稿和实际的往来邮件对一下。跟进方案的时候，别写得好像客户已经接受了；跟进文件的时候，只列真正还没到的东西；跟进确认的时候，要分清“还在看”和“已经定了”；跟进款项的时候，先确认付款状态，如果 AI 自己加了你没提过的滞纳金，或者“否则将暂停服务”之类的说法，也要删掉。

不过要注意，如果你用的 AI 工具没法直接读你的邮箱，往来邮件就得自己贴，漏了哪一封，它就不会知道。就算是能直接读邮件的工具，也要确认它找到的是对的那组邮件，客户回在另一封邮件里的内容有没有一起看到。语气也是一样，最好附上一两封你以前写给这位客户的邮件当示例，发出前再自己顺一遍。

还有一点：这些工具通常要等你开口才会动，不会主动提醒你哪件事该跟进了。当你手上同时有好几个客户的项目，你还需要一个办法，让这些前因后果和下一次该跟进的日期，一直保持最新。

怎么记住要跟进哪些客户

模板在你坐下来写邮件的时候很好用。可是，上周发出去之后，你就忘了自己还在等回复的那份方案呢？模板就帮不上忙了。

而且，这些还没收尾的事，不会乖乖待在收件箱里。合同签了没、图片发了没、那笔款到了没，你明明在忙别的项目，心里却一直惦记着。偏偏对方是客户，跟得太紧，怕伤了关系；一拖再拖，又怕项目延期，交付时间最后还是算在自己头上。就这样，那封该发的跟进邮件，一直悬在心上。

问题在于，收件箱能让你看到新进来的邮件，却很难让你看出，哪些事还在等别人回复。一个客户的项目，可能就分散在方案的邮件、合同的讨论、同事转来的文件，还有发给财务的发票里。

这时候，一张简单的等待清单就很有用。每次向客户提出需求之后，就记下在等谁、等什么、什么时候再确认，再附上相关邮件的链接就好。

上面这份跟进表是免费的 Google 表格，点这里就能复制一份到你的云端硬盘，直接拿来用（需要登录 Google 账号）。没有 Google 账号的话，给我们发邮件，我们发一份 Excel 版给你。除了图上这几列，还有提出日期、已等天数、已跟进次数和邮件链接。过了确认日期还在等的那一行，会自动变红，提醒你该跟进了；改成“完成”之后，整行就会变灰。

到了你定的日期，就把清单拿出来过一遍。收到回复的时候，记得更新对应的那一项：事情已经解决了，就标成完成；如果还缺东西，就记下还缺什么，以及下次要确认的日期。

这份清单用表格、日历或者待办工具来做都可以。如果你已经在用 CRM，也可以记在里面，只是 CRM 大多是为销售流程设计的，拿来记“还在等客户回什么”，对小团队来说往往有点太重了。你也可以在 Gmail 里建一个“等待中”标签，再固定找时间看一看。在这个自由职业者的讨论帖（英文）里，就有人分享了自己怎么把表格和日历搭配着用。GTD 的等待清单流程也介绍了一种做法：用邮件过滤器，把还在等对方回复的邮件集中到一起。

这些办法都很好用，只是有个前提：回复进来、截止日期变了、需求改了的时候，你都得记得回去更新记录。

另外，Gmail 的“提醒”功能会把一些你发出去、可能需要跟进的邮件，重新提到收件箱上方；“延后”则可以让一封邮件在你选定的时间再冒出来。不过，到底还缺什么、事情是不是已经在别的邮件里解决了、接下来又该说什么，这些还是得靠你自己判断。

让 Pingbo 替你管这份清单

上面那份表格很好用，可是每一行都得你自己填、自己维护。换成 Pingbo，区别就在这里：

• 在等什么、等谁：用表格的话，每次向客户提出需求，你都得记得回来加一行。在 Pingbo 里，邮件发出去之后，这个事项就会自己移到等待中，上面写着你在等谁、在等什么。
• 状态：表格里的状态要你自己改，忘了改，那一行就一直停在“等待中”。在 Pingbo 里，客户一回复，等待就结束了：如果客户问了你问题，事项会移到需要你；如果还轮不到你，就继续留在等待中。事情看起来办完了，Pingbo 会先问你一声，你确认了才放进完成。
• 下次确认：日期得你自己定，到了那天，还要记得打开表格看；哪天忘了，这件事就断在那里了。在 Pingbo 里，每件等待中的事都一定排好了下一次跟进，卡片上直接写着“预定于 10/6 跟进”。你在等的事，不会有哪一件就这么被忘掉。
• 邮件链接：表格里只放得下一个链接，真要跟进的时候，还得点回去，把前因后果重新读一遍。Pingbo 会把合同、图片、首页审阅这些分散的邮件往来，归到同一个事项里，前因后果都在手边。
• 最后那封邮件：表格顶多变红提醒你，邮件还是得你自己写。到期还没有回音，Pingbo 会先拟好跟进邮件，再把事项移到需要你。你看一下，需要的话改一改，点发送就好。

说到底，表格帮你记住“要跟进”；Pingbo 则是把跟进邮件先写好，你看过，一点就发出去。

接项目的人都懂这种感觉：合同还没签、款还没到、文件迟迟不来。想跟进，怕显得太催；不跟进，又怕项目就卡在这儿了。交给 Pingbo 之后，每一件在等的事都有它替你记着、盯着，轮到你出手的时候，跟进邮件已经拟好了。你终于可以放下心来，专心做手上的项目。

分散的邮件往来，是怎么归到同一个事项里的？我们在 Notion Mail 关停之后写的那篇文章里，有更完整的说明。

如果你也在用 Gmail 处理客户的项目，想试试这种做法，欢迎加入 Pingbo Beta。