客戶已讀不回，追蹤信怎麼寫：6 個範本

客戶遲遲沒回信的時候，一封好的追蹤信，其實只要做到幾件事：講清楚你在等什麼，只請對方做一件明確的事；如果有期限，也順便說明為什麼。記得直接回覆在原本的對話串裡，這樣客戶一打開，就看得到前因後果。至於什麼時候追呢？如果你們約好了回覆日期，就等過了那天再說；沒約的話，可以先抓幾個工作天，再看案子的性質調整。

比方說，週一你把網站報價寄給 Maya，她回你說這週內會給答覆。結果到了下週三，信箱裡還是沒有她的回音。這時候你大概會開始猶豫：現在追會不會太急？要怎麼寫，才不會像在催人？而且這種情況不會只發生一次。案子開跑之後，你可能還在等簽好的合約、品牌素材、稿件確認，或是款項入帳。說到底，信要怎麼寫，還是要看缺的是什麼，以及缺了它，哪些事就卡住動不了。

下面整理了六個範本，可以直接複製，再依你的情況修改。最後也會分享一個簡單的方法，幫你記得自己還在等哪些事。

客戶沒回信時可用的六個追蹤信範本

這些範例都假設你已經跟客戶談過合作內容了。寄出之前，記得把名字、日期和案子的細節換成你自己的。如果是直接回覆在原本的對話串裡，主旨就維持原樣；下面附的主旨，是給你另開新信時參考用的。

1. 追蹤寄給客戶的提案

客戶請你提案或報價，之後就沒了下文，這時可以用這封。先提一下你們之前聊過的內容，再問問對方的決定，或是大概什麼時候會有結果。

2. 提醒客戶簽合約

簽約這件事，最好跟下一步連在一起講，客戶才知道為什麼要趕快簽。開工日如果還沒確定，就先別寫進信裡。另外，也記得給對方一個在簽名前提問的機會。

3. 請客戶補檔案或開權限

這種信要寫得具體：到底缺哪一樣東西，它又卡住了什麼。如果只寫「剩下的資料」，客戶還得自己去猜你缺的是什麼，回信自然就慢了。

順帶一提，如果你需要的是帳號權限，請客戶從那個服務的共用設定邀請你加入就好，千萬別請對方用 email 寄密碼給你。

4. 請客戶確認稿件或給修改意見

講清楚是哪一份需要確認，以及對方確認之後，你會接著做什麼。還有一點要記得：客戶沒回應，並不等於同意。

5. 款項逾期的追蹤信

信裡要寫上請款單編號、金額和付款期限，最好再附一次請款單。不過寄出之前，先查一下款項是不是其實已經入帳了，免得尷尬。

6. 提案一直沒下文，先暫停追蹤

如果提案已經追過幾次，對方都沒有回音，雙方也還沒談定任何合作，就可以用這封。要注意的是，它只是結束你這邊的追蹤而已，不會取消已經簽好的合約，未付的款項也不會因此一筆勾銷。

什麼時候該追客戶？

先看看你跟客戶有沒有約好回覆的日期。對方說週五會回，那就等過了週五再追。如果當初沒約定，可以先參考下面這張表，再依客戶的審核流程和案子的時程調整。

你在等什麼	建議第一次追蹤的時間	信裡要寫什麼
客戶要的提案或報價	寄出後大約五個工作天	需要對方做的決定，或請對方給一個審閱日期
合約簽署	兩到三個工作天，視約定的開工日而定	簽署連結，以及有哪些事要等簽約後才能進行
檔案或帳號權限	過了約定的交付日；沒約的話，大約兩個工作天	具體缺了哪一樣，以及它卡住了哪些工作
稿件確認或修改意見	過了審閱期限；沒有期限的話，先約一個審閱日期	哪一份需要確認，以及對時程的影響
逾期款項	過了付款期限，而且你已確認還沒入帳	請款單編號、金額、付款期限，並附上請款單

當然，這些只是建議的間隔，不是什麼回覆率的標準。比較複雜的提案，客戶本來就可能要看久一點；反過來，如果少了某個檔案，工作就卡住做不下去，那可能今天就得追。期限真的很近的話，也可以打個電話，或傳 LINE 問一聲，講定之後，記得回到原本的 email 對話串補一封信，把結果寫下來，這樣日後雙方都有紀錄可查。

客戶不回，要追幾次？

客戶還沒答應的提案：追了兩三次都沒回應，其實可以考慮先暫停，同時把之後合作的門留著。畢竟還沒談定之前，你也不必一直幫對方保留檔期。

進行中的案子：這時候再寄一封一模一樣的提醒，大概也沒什麼用。比較好的做法是，直接找能解決卡關的人，說明這件事對時程的影響，再一起約一個新的日期，或是先暫停。不管最後怎麼決定，都記得留下書面紀錄。

未付的款項：這筆錢還是要持續追，並照你們約定的付款流程處理。第三封信沒人回，不代表事情就這樣結束了。

說到底，真正該問的是：這件工作接下來需要發生什麼？光是數自己寄了幾封信，是回答不了這個問題的。

怎麼追得客氣又不含糊

客氣的提醒，其實一樣可以寫得很具體：

• 點出還缺什麼。「方便提供產品照片嗎？」讓客戶一看就知道要做什麼；「請問有什麼進度嗎？」則讓對方得自己回想，你當初到底要的是什麼。
• 說明真實的影響。像「我們需要您確認後才能安排上線」這樣一句話，就能讓對方明白為什麼要回。但別為了催人，製造假的急迫感。
• 只請對方做一件小事。像是請對方確認稿件、補一份檔案，或是給一個實際可行的日期就好。不相關的問題，就留到下一封信再問吧。
• 先看看最新狀況。說不定同事已經收到檔案了，或者客戶其實回在另一個對話串裡。追之前，先確認一下比較保險。
• 讓對方好回覆。附上相關的連結或附件。也可以補一句「如果需要多一點時間也沒關係」，客戶就算還沒準備好，也不會有壓力，願意先回你一聲。

用 AI 調整客戶追蹤信

如果範本不太合用，你也可以把相關的往來信件交給 AI 寫作工具，告訴它你接下來需要什麼。要注意的是，從你第一次跟客戶提出需求之後，客戶回過的每封信都要一起給它，就算是回在另一個對話串裡也一樣。另外，只分享擬稿需要的細節就好，也別忘了遵守客戶的保密要求。

把下面這段指示複製下來，填好括號裡的內容就可以用了：

範例：客戶回了，但事情還卡著

假設你請 Maya 確認首頁，她只回了一句：「我們內部還在看。」你們沒有約好審閱期限，偏偏你又需要她確認，才能安排上線。這時候，就可以請 AI 把範本 4 改一改，改成問她預計什麼時候會看完。改好的草稿，大概會像這樣：

你會發現，你要問的事情已經變了：現在要的是一個審閱日期。這時如果再寄一封「還沒收到您的回覆」的提醒，就等於把 Maya 的回信當作沒看到。

寄出之前，記得拿草稿跟實際的往來對照一下。追提案的時候，別寫得好像客戶已經接受了；追檔案的時候，只列真的還沒到的東西；追確認的時候，要分清楚「還在看」和「已經決定」；追款項的時候，先確認付款狀態，如果 AI 自己加了你沒提過的滯納金，或「否則將暫停服務」之類的說法，也要刪掉。

不過要注意，如果你用的 AI 工具沒辦法直接讀你的信箱，往來信件就得自己貼，漏了哪一封，它就不會知道。就算是能直接讀信的工具，也要確認它抓到的是對的對話串，客戶回在另一串的信有沒有一起看到。語氣也是一樣，最好附上一兩封你以前寫給這位客戶的信當範例，寄出前再自己順過一遍。

還有一點：這些工具通常要等你開口才會動，不會主動提醒你哪件事該追了。當你手上同時有好幾個客戶的案子，你還需要一個方法，讓這些前因後果和下一次該追的日期，都一直保持在最新狀態。

怎麼記住要追哪些客戶

範本在你坐下來寫信的時候很好用。可是，上週寄出去之後，你就忘了自己還在等回音的那份提案呢？範本就幫不上忙了。

而且，這些還沒收尾的事，不會乖乖待在收件匣裡。合約簽了沒、照片寄了沒、那筆款進來了沒，你明明在忙別的案子，心裡卻一直記掛著。偏偏對方是客戶，追得太緊，怕傷了關係；一拖再拖，又怕案子延誤，交期最後還是算在自己頭上。就這樣，那封該寄的追蹤信，一直懸在心上。

問題在於，收件匣讓你看得到新進來的信，卻很難讓你看出，哪些事還在等別人回覆。一個客戶的案子，可能就分散在提案的對話串、合約的討論、同事轉來的檔案，還有寄給財務的請款單裡。

這時候，一份簡單的等待清單就很有用。每次跟客戶提出需求之後，就記下在等誰、等什麼、什麼時候再確認，再附上相關信件的連結就好。

上面這份追蹤表是免費的 Google 試算表，點這裡就能複製一份到你的雲端硬碟，直接拿來用（需要登入 Google 帳號）。沒有 Google 帳號的話，寫信給我們，我們寄一份 Excel 版給你。除了圖上這幾欄，還有提出日期、已等天數、已追次數和信件連結。過了確認日期還在等的那一列，會自動變紅，提醒你該追了；改成「完成」之後，整列就會變灰。

到了你設定的日期，就把清單拿出來看一次。收到回覆的時候，記得更新那一項：事情已經處理好了，就標成完成；如果還缺東西，就記下還缺什麼，以及下次要確認的日期。

這份清單用試算表、行事曆或待辦事項工具來做都可以。如果你已經在用 CRM，也可以記在裡面，只是 CRM 多半是為業務流程設計的，拿來記「還在等客戶回什麼」，對小團隊來說常常有點太重。你也可以在 Gmail 建一個「等待中」標籤，再固定找時間檢查。在這則接案者的討論（英文）裡，就有人分享了自己怎麼搭配試算表和行事曆。GTD 的等待清單流程也介紹了一個做法：用郵件篩選器，把還在等對方回覆的信集中在一起。

這些方法都很好用，只是有個前提：回覆進來、期限變動、需求改了的時候，你都得記得回去更新紀錄。

另外，Gmail 的「提醒」功能會把一些你寄出、可能需要追蹤的信，重新提到收件匣上方；「延後」則可以讓一封信在你選的時間再跳出來。不過，到底還缺什麼、事情是不是已經在別的對話裡解決了、接下來又該說什麼，這些還是得靠你自己判斷。

讓 Pingbo 替你顧這份清單

上面那份試算表很好用，可是每一欄都得你自己填、自己顧。換成 Pingbo，差別在這裡：

• 在等什麼、等誰：用試算表的話，每次跟客戶提出需求，你都得記得回來新增一列。在 Pingbo 裡，信寄出去之後，這個事項就會自己移到等待中，上面寫著你在等誰、在等什麼。
• 狀態：試算表的狀態要你自己改，忘了改，那一列就一直停在「等待中」。在 Pingbo 裡，客戶一回信，等待就結束了：如果客戶問了你問題，事項會移到需要你；如果還輪不到你，就繼續留在等待中。事情看起來辦完了，Pingbo 會先問你一聲，你確認了才放進完成。
• 下次確認：日期得你自己定，到了那天，還要記得打開表格看；哪天忘了，這件事就斷在那裡。在 Pingbo 裡，每件等待中的事一定都排好了下一次跟進，卡片上直接寫著「預定於 10/6 跟進」。你在等的事，不會有哪一件就這樣被忘掉。
• 信件連結：表格裡只放得下一個連結，真要追的時候，還得點回去，把前因後果重讀一遍。Pingbo 會把合約、照片、首頁審閱這些分散的對話串，收成同一個事項，前因後果都在手邊。
• 最後那封信：表格頂多變紅提醒你，信還是得你自己寫。到期還沒有回音，Pingbo 會先擬好追蹤信，再把事項移到需要你。你看過、需要的話改一改，按寄出就好。

說到底，試算表幫你記住「要追」；Pingbo 則是把追蹤信先寫好，你看過，一按就寄出。

接案的人都懂這種感覺：合約還沒簽、款項還沒進來、檔案遲遲不來。想追，怕顯得太催；不追，又怕案子就卡在這裡。交給 Pingbo 之後，每一件在等的事都有它替你記著、盯著，輪到你出手的時候，追蹤信已經擬好了。你終於可以放下心，專心做手上的案子。

分散的對話串，是怎麼收成同一個事項的？我們在 Notion Mail 收掉之後寫的那篇文章裡，有更完整的說明。

如果你也用 Gmail 處理客戶的案子，想試試看這種做法，歡迎加入 Pingbo Beta。